Relacionamos la palabra coworking con el trabajo colaborativo. De hecho, eso es lo que significa, co-trabajo. Estos centros que han ido proliferando de manera significativa en la última década, constituyen los entornos empresariales colaborativos más flexibles que podamos encontrar. La facilidad es que ofrecen y la versatilidad de los diferentes espacios, han contribuido de forma notable a su crecimiento. Gracias a estos centros de trabajo, muchos autónomos o empresas emergentes, disponen de un espacio adecuado para desarrollar su actividad, de forma profesional.
Sin embargo, los espacios de coworking, no dejan de evolucionar. Sin en sus orígenes surgieron con la finalidad de facilitar un entorno de trabajo adecuado a trabajadores y empresarios que no disponían del mismo, en la actualidad, los centros de coworking, ofrecen mucho más. Dejando de ser un centro de trabajo para convertirse en verdaderos entornos colaborativos, además de ofrecer todo tipo de actividades y eventos.
Puesto que este tema siempre está de actualidad y, para que los coworking sigan teniendo éxito, conviene estar siempre a la vanguardia e innovando, nos hemos adentrado en las últimas tendencias en lo que a espacios de coworking respecta. Nada como visitar Mitre 126 Work Space, nuestro coworking de referencia, para averiguar todo lo necesario y poder ofrecer la información más acertada. Para aquellos que tengan que organizar un evento empresarial, contar con un espacio de coworking, puede ser la solución más acorde. Es posible que en dicha situación, las tareas pendientes resulten abrumadoras, por lo que en el mismo centro, pueden proporcionarte toda la ayuda necesaria.
Tanto si se trata de un evento empresarial como si se trata de uno que vaya a celebrar el propio centro, resulta inevitable seguir una serie de pautas que, a su vez, implican coordinación entre las partes.
Lo primero que tenemos que tener claro es en que consiste un evento corporativo. Como su nombre indica, se trata de un acto que la empresa celebra, dirigido a un público concreto, con un objetivo y finalidad específico.
Los eventos corporativos: una herramienta para proporcionar visibilidad
Así es, se trata de una excelente manera de ayudar a que la empresa obtenga mayor visibilidad. Un evento bien organizado, se desarrollará de la forma adecuada, lo que proporcionará un mayor impacto positivo sobre el negocio. Sobre todo, cuando el evento se centra en un lanzamiento. Por lo general, los eventos corporativos, fortalecen la imagen de la marca, proporcionan mayor conocimiento, proyectan una mejor imagen profesional, refuerzan la cultura de la organización y, por supuesto, capta clientes.
En resumidas cuentas, los eventos corporativos se pueden calificar como una estrategia de comunicación y marketing, fundamentales.
Llegado el caso de que toque realizar un evento, lo primero de lo que hay que partir, es de la idea general. Una vez se tiene este punto clave, lo que toca, es planificar. La planificación es la etapa más importante dentro de cualquier tipo de evento corporativo. Con una buena planificación, el porcentaje de éxito se eleva al máximo, quedando prácticamente asegurada. Del mismo modo que deben tenerse en cuenta los diferentes imprevistos que puedan producirse y que conviene contemplar dentro de un plan de contingencia. Esto permite evitar mayores problemas en caso de que se suceda algún imprevisto, puesto que permite actuar en consecuencia de forma resolutiva.
Algunos puntos imprescindibles a la hora de crear un evento son:
- Saber lo que se pretende con el evento. Es decir, tener claros los objetivos del mismo.
- El tipo de evento a celebrar, pudiendo ser offline, online (mediante webinars) o mixto, presencial y retrasmitido.
- Presupuesto disponible.
- Determina el público objetivo y el número de asistentes.
Otro de los aspectos clave, es la fecha. Tener en cuenta factores como la disponibilidad de los invitados, si existe alguno otro acto relevante para los asistentes como un concierto multitudinario o un partido de futbol, es indispensable para que no coincidan las fechas. Para muchos, es más importante un concierto que un evento empresarial.
En este sentido, habrá que investigar todos los eventos que pueden producirse el mismo día y hacer lo posible para evitar que coincidan. Contar con las posibles vacaciones, los puentes o festivos, tampoco está de más.
Una vez definida la fecha y la hora del evento, toca ponerse en marcha. Confeccionar una lista de tareas y asignar un responsable para que realice cada una de ellas. Es posible utilizar herramientas de gestión de tareas para este fin. Ahora llega el momento crucial: el espacio adecuado para celebrar el evento. A continuación, veremos algunos de los aspectos a considerar a la hora de elegir el lugar de celebración del evento empresarial. En este caso, veremos las opciones que proporciona recurrir a un coworking.
La elección del escenario adecuado
Nada como un buen escenario para lograr la mejor puesta en escena. La elección de un lugar para celebrar el evento corporativo es tan importante como puede serlo la planificación previa, a la que aludíamos anteriormente. Si el lugar no es adecuado para la finalidad pretendida, los efectos negativos pueden ser devastadores.
Para saber si se trata de un espacio adecuado lo primero que hay que tener presente, es el número de asistentes. No es lo mismo un espacio para unas pocas personas que para unas docenas. El tamaño del espacio, debe ser acorde al número de asistentes, para garantizar que los mismos, se encuentren cómodos.
La ubicación del centro de coworking, así como su conectividad, debe ser buena, para que todos los asistentes, puedan acudir y llegar con facilidad. Lo más adecuado es que se trate de un lugar que se encuentres dentro de la ciudad, evitando así desplazamientos alejados. Además de contar con una buena comunicación en medios de transporte públicos, como el tren, metro o autobús.
Por supuesto, el espacio elegido, debe ser afín al objetivo principal del evento. Coherente con el mensaje a transmitir y la imagen que se quiere ofrecer a los asistentes.
No se pueden pasar por alto los servicios y el equipamiento necesario para un correcto desarrollo del evento. La mejor opción es decantarse por espacios que cuenten con todos los elementos necesarios, como pantallas, proyectores, equipos de videoconferencia, etc. Así como un adecuado personal de recepción y administración.
En cuanto a otro tipo de servicios especiales, no puede faltar un buen catering, un lunch o coffee, dentro del centro elegido. Esto es lo más adecuado, puesto que evita tener que buscar otras opciones fuera, además de permitir una mayor coordinación de los servicios dentro de las instalaciones. De esta manera, se minimiza el riesgo de sufrir contratiempos y se mejora la experiencia en general.
Dentro de los diferentes eventos que se pueden llevar a cabo dentro de un espacio de coworking, existen diversos tipos. A grandes rasgos, se pueden clasificar en dos grupos. Los de carácter interno y los de carácter externo. Lo primeros son aquellos cuyos asistentes, se encuentran directamente relacionados con la empresa que lo celebra. Es decir, inversores, empleados o similares. El objetivo de estos eventos, suele ser reforzar los valores y la cultura de la organización, motivar a los trabajadores o comunicar cambios relevantes.
En cuanto a los servicios de carácter externo, podemos decir que se trata de aquellos eventos destinados a los clientes potenciales o actuales, siendo la finalidad de los mismos, dar a conocer la marca y la fidelización.
Teniendo en cuenta estas dos grandes categorías, los eventos más habituales que se celebran en los centros de coworking son las reuniones, las juntas directivas, las conferencias, los seminarios, las jornadas de team building o el lanzamiento de producto.
A razón de todo esto, podemos resumir todo lo que venimos contando en los siguientes puntos:
- Trabajar en la idea, el concepto y la imagen que se pretende transmitir con el evento, para crear una experiencia única.
- Repasar todo lo que puede ser necesario para el evento.
- Crear una lista de invitados.
- Promocionar el evento, determinar las herramientas necesarias para su correcto desarrollo y contar con los canales de comunicación que puedan ser necesarios.
- Definir el montaje de todo lo necesario.
Sin lugar a dudas, el mismo día del evento, existirán otros numerosos factores que habrá que valorar para que todo resulte como se ha planeado. Sin embargo, lo más importante es lo que se puede prever y tener claro todo lo citado. A la hora de encontrar el mejor espacio de coworking para celebrar un evento, basta con seguir las recomendaciones propuestas y lanzarse a la búsqueda. Aunque la mayoría cuentan con la capacidad necesaria para ofrecer servicios complementarios y ayudar a que cada evento, sea único y especial.
Los eventos corporativos, suelen ser sinónimo de obligación y, porque no, aburrimiento, sin embargo, no tiene porqué ser así. Proyectar un evento corporativo en un entorno como el que proporcionan los espacios de coworking, puede resultar todo un acierto, dado que combina ese aire nuevo y relajado que ofrecen las empresas más jóvenes, con todo el talento necesario para hacer que cada evento sea acorde con lo pretendido. Que se cumpla el objetivo del evento corporativo es la máxima, por lo que se debe disponer de todos los recursos necesarios.
