La digitalización en los negocios de hostería es una realidad en avance. En muchos restaurantes, los camareros ya no toman nota en una libreta, lo hacen en un comandero electrónico. Ya no nos cobran en una caja registradora, sino en un ordenador con una pantalla táctil. Esta es solo la punta de iceberg, lo que alcanzamos a ver como clientes. Pero la digitalización de los negocios de hostelería va mucho más allá.
Nos estamos acostumbrando a verlo. Para los comensales es algo normal, ya no nos sorprende. El otro día fui a comer al restaurante de unos conocidos y tenían una pegatina con un código QR en la mesa. Al escanearla con el móvil, te redirigía a un sitio web donde podías ver el menú del día y la carta.
Felicité al propietario, que era uno de los camareros que atendían las mesas, por el avance. Me dijo que era un sistema que estaba en construcción. La idea era que en un futuro próximo, los pedidos se pudieran hacer desde una aplicación. Solo con hacer clic en los platos que querías comer, como ya hacen algunos buffets libes.
Cuando fui a pagarles giró la pantalla del ordenador y me explicó como tenían instalado un programa de gestión de inventario. A medida que las bebidas y otros consumibles se iban acabando, preparaban un pedido, que el gerente solo tenía que hacer clic para confirmar y se lo enviaba por e-mail al proveedor.
Son muchas las herramientas digitales que se están utilizando hoy en la hostelería. Con software cada vez más completos y adaptados a las necesidades de los restaurantes. Los desarrolladores de Kairoshr, una plataforma de gestión integral de Recursos Humanos, que también se está utilizando bastante en restauración nos cuentan que una de las claves es la automatización y la integración. Es decir, que los datos registrados en un programa, se trasladen automáticamente a otros software que usa el negocio, para llevar una gestión sincronizada.
Estas son algunas herramientas informáticas útiles en los restaurantes de hoy en día.
1. El TPV.
Empezamos por el equipamiento físico. El TPV o terminal de punto de venta es el ordenador desde el que se gestiona el establecimiento. No confundir con el datáfono, el aparato que ceden los bancos para poder cobrar con tarjeta y que también se suele llamar TPV.
Pensamos que el TPV solo se utiliza para cobrar, pero en realidad, desde ahí se pueden gestionar todas las aplicaciones y programas que se necesitan para el funcionamiento diario del restaurante.
Está conectado al cajón donde está guardado el efectivo. El programa de cobros, el que sustituye a la caja registradora, suele funcionar con pantalla táctil, para facilitar su manejo; pero en realidad el TPV es un ordenador desde el que se puede acceder incluso a internet. Es una pequeña oficina virtual que permite gestionar el negocio desde un rincón de la barra. Muchos TPV tienen además un teclado de ordenador compatible con la pantalla táctil.
Como es lógico, el propietario si quiere, puede establecer contraseñas para el acceso a cada uno de los programas. De manera que aquellos programas de gestión más comprometidos solo puedan ser accesibles para él y para los empleados autorizados. El TPV es un aparato, su eficacia dependerá de los programas y aplicaciones que hayamos instalado en él
2. Los comanderos electrónicos.
Los comanderos electrónicos son dispositivos móviles que permiten a los camareros tomar nota de los pedidos de manera digital. Estos comanderos están sincronizados con el TPV, emitiendo una nota de gasto de cada una de las mesas y con una impresora que puede estar colocada en la barra y en la cocina. De tal manera que imprime la comanda de manera automática e inmediata.
A la cocina le llega el pedido en el mismo instante en el que el camarero ha tomado nota. Se imprime en una pequeña hoja en el que aparece el número de la mesa y la cantidad de comensales y permite preparar la comanda sin que dé lugar a confusiones o malas interpretaciones, porque por ejemplo, no se entienda la letra del camarero.
La revista digital Economía de Hoy resalta que los comanderos pueden reducir hasta en un 30% los pasos que da un camarero en un turno y acelerar en 45 minutos el servicio a las mesas. El tiempo en el que se sirven todos los platos de una comida. Por esa celeridad, se puede aumentar hasta en un 20% la facturación de un restaurante en las horas de mayor afluencia de clientes. Ya que permite atender todas las mesas con mayor eficacia.
Hay camareros, sobre todo los más antiguos, que les cuesta adaptarse a dispositivos de este tipo. Pero su interfaz intuitiva, facilita que en poco tiempo se puedan hacer con su manejo.
3. El registro de horarios.
Este es un software obligatorio en todas las empresas. Desde mayo del 2019, todas las empresas deben llevar un registro de la hora de entrada y salida de todos sus empleados. Generando un informe personalizado que puede exigir inspección de trabajo en cualquier momento. Esto quiere decir, que los trabajadores deben fichar al entrar y al salir de su puesto de trabajo.
Sin embargo, como nos recuerda el periódico El Día de Valladolid, este registro debe hacerse de manera digital con aplicaciones que se adapten a las exigencias que impone el ministerio de trabajo. Para eso las empresas tiene de plazo el primer semestre del 2026 para tenerlo instaurado.
La razón de efectuar este cambio se debe a tener herramientas que permitan actualizar los informes de manera automática, mantenerlos al día, y presentar un documento uniforme, siguiendo las indicaciones del ministerio. Es decir, que todos los informes de control de la jornada laboral sean iguales, en lugar de que cada empresa tenga el suyo, y el inspector de trabajo tenga que interpretarlo.
En la actualidad existen multitud de aplicaciones que llevan el registro de la jornada laboral. Muchas de ellas permiten al trabajador fichar desde su móvil, registrando su geolocalización. La mayoría de las aplicaciones se adaptan a las exigencias legales
La novedad para el sector de la restauración es que estas aplicaciones y programas pasan a ser obligatorios. Esto es relevante, ya que la hostelería es uno de los sectores donde más ha costado aplicar este cambio. Más que otra cosa, porque el personal ficha directamente en el restaurante. Ahora estas aplicaciones deberán instalarse en el TPV, o utilizar un sistema alternativo, y todos los trabajadores, tanto los camareros como el personal de cocina, deberán pasar por allí para fichar.
4. Gestión de inventario.
La gestión del inventario es una cuestión básica en un negocio de hostelería. El establecimiento debe estar provisto de todos los productos que sirve para prestar un servicio óptimo a sus clientes.
En muchos bares y cafeterías, sobre todo en los negocios pequeños y familiares, el inventario se gestiona a ojo. En el momento en el que se percibe que se está agotando un producto, se apunta en una nota o directamente se pide al proveedor. Hasta cierto punto es lógico que se haga así. Llevar un inventario con una plantilla detallada, lleva muchas horas de trabajo. Horas que se tienen que quitar de la atención al público o de atender otras labores de intendencia. Como resultado de esta manera de funcionar, muchos bares no saben lo que tienen.
Los programas de gestión de inventario se instalan en el TPV y se sincronizan con el programa de cobro de caja. Se van actualizando de manera automática. Por la simple dinámica del cobro, se consiguen mantener el inventario al día. Aun así, conviene hacer una revisión manual cada cierto tiempo, para ajustarlo. No suele coincidir al 100% los datos que arroja el ordenador con las existencias reales.
5. Notas de gasto.
Este es otro software imprescindible. La caja de un bar es un cajón del que está entrando y saliendo dinero continuamente. Algunos proveedores prefieren que se les pague en efectivo en el momento de la reposición. Como es normal, el proveedor va a entregar un albarán y una factura. Pero es conveniente llevar un registro de cuándo y quién ha efectuado el pago.
Por otro lado, es normal que en una jornada de trabajo surjan imprevistos. Los gastos fijos de un negocio suelen estar domiciliados: el pago del alquiler, los suministros energéticos, los impuestos, etc. Pero los gastos que aparecen de manera puntual, muchas veces se abonan con el dinero de la caja.
Los programas de notas de gasto que se utilizan en el comercio y en la hostelería están integrados con el software de gestión de caja. De manera que se mantiene en todo momento actualizado el cajón del dinero. Del mismo modo, emite informes donde se recogen los gastos que se han realizado en un periodo determinado: una semana, una quincena, un mes; con la indicación de la persona que ha efectuado el pago.
Estos informes son claves para llevar un buen control del gasto, ya que permiten identificar las partidas y conceptos por los que se va el dinero, y preverlos con tiempo, favoreciendo el ahorro en el restaurante. Muchos negocios pierden una cantidad considerable de dinero con gastos superfluos, que en el momento en el que se abonan, no se les presta importancia.
6. El libro de reservas digital.
Estos programas recogen las reservas de los clientes y organizan el comedor con gran eficacia. Con un simple vistazo, el camarero sabe si quedan mesas libres a cualquier hora, cualquier día de la semana.
En la actualidad, un restaurante recibe reservas por varias vías. Por medio de llamadas telefónicas o mensajes de WhatsApp, a través de un formulario que puede tener instalado en la página web del restaurante o con plataformas digitales de reservas online como “El Tenedor”.
Algunas de estas reservas se deben introducir en el programa de manera manual. Pero para otras no es necesario hacerlo de esta manera. Por lo que el software debe estar integrado con los formularios de reserva online y con las plataformas digitales. De esta manera, el comedor del restaurante está controlado en todo momento.
El cuaderno de las reservas, que es como se ha funcionado toda la vida, siempre ha entrañado cierto caos. Reservas que se anulan a última hora y no se borran, comunicaciones que han llegado de manera digital y no se han apuntado, datos incompletos de los clientes. Todo esto son problemas que se resuelven en gran medida con el uso de herramientas digitales.
Llevar orden en el comedor es una de las cuestiones más importantes en el funcionamiento de un negocio de hostelería. Los clientes lo perciben como un buen servicio, lo que a la larga va a contribuir a fidelizar la clientela y a aumentar la facturación.
7. Apps para llevar la contabilidad de un restaurante.
El magazine digital En la Cocina hace una comparativa de las principales apps para llevar la contabilidad y facturación de un restaurante. Entre las herramientas que considera más útiles para un hostelero están Holded y Restaurante 365.
Podemos confundir estas aplicaciones con herramientas de las que ya hemos hablado como la gestión de inventario, los programas de gestión de caja o las notas de gasto. Pero lo cierto es que sincronizadas con ellas, permiten llevar la contabilidad (tanto oficial como oficiosa) del negocio.
Una de las ventajas más apreciables de estas aplicaciones es que emiten informes sobre aspectos contables y financieros y los actualizan a tiempo real. Uno de estos informes es el histórico de facturación. Todos los restaurantes funcionan con objetivos de caja mensuales. La cantidad de dinero que necesita facturar el establecimiento para cubrir gastos y generar beneficios. Estos objetivos se dividen en objetivos semanales y objetivos diarios. Las aplicaciones nos permiten consultar la facturación acumulada y contrastarla con los objetivos. Esto ayuda al gerente del establecimiento a tomar medidas para aumentar la caja.
Como vemos, las herramientas digitales liberan al restaurante de las labores más burocráticas y administrativas, permitiendo que el personal se concentre en lo más importante, que es prestar un buen servicio a sus clientes.
